Apa sih yang dimaksud dengan Teknologi Informasi Paradoks atau TI paradoks itu? Pengertian Teknologi Informasi (TI) secara umum adalah suatu usaha untuk membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi dengan menggunakan teknologi, khususnya aplikasi perangkat keras dan perangkat lunak komputer. Sedangkan paradoks adalah pernyataan yang bertentangan (berlawanan) dengan pendapat umum atau kebenaran, tetapi kenyataannya mengandung kebenaran.
Untuk lebih memudahkan pengertian TI Paradoks, dianalogikan seperti berikut: Kalau setiap karyawan diperlengkapi dengan laptop, setiap lantai dilengkapi dengan Wi-fi hotspot, dan karyawan yang tugas luar dapat mengakses server organisasi tanpa tergantung lokasi, apakah ada jaminan organisasi memperoleh keuntungan? Kenyataannya, TI saja tidak selalu mengakibatkan peningkatan produktivitas.
Isu TI Paradoks ini memang bukan hal yang baru. Sudah banyak organisasi yang mengandalkan TI sebagai alat untuk membawa kemajuan bagi organisasinya, tetapi mendapatkankan hasil yang berbeda setelah implementasi TI di organisasi tersebut. Oleh karena itu, dirasa perlu untuk mengangkat isu TI Paradoks lagi pada kesempatan ini untuk sekedar mengingatkan atau berjaga-jaga agar organisasi kita tidak mengarah ke penerapan TI yang salah, yang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan di awal.
Robert Solow (1987) memunculkan istilah “paradoks produktivitas” dimana Teknologi Informasi (TI) muncul pada setiap aspek kehidupan tetapi tidak muncul pada statistik produktivitas.
TI yang tidak direncanakan dengan baik mungkin justru “counter-productive”. Sebagai analogi, pada masa lalu, kertas sering “mengganggu” produktivitas. Banyak waktu kita terbuang untuk mengelola kertas (surat, dokumen, laporan, dsb.). Solusinya adalah dengan penerapan IT dalam menggantikan kertas menjadi file sebagai media suatu proses
Pada zaman Teknologi Informasi (TI) ini, kita harus mampu melakukan bijak kepada file juga. Banyak file yang kita kelola, dan tanpa perencanaan serta manajemen yang baik, file-file tersebut akan justru menggerogoti produktivitas kita.
Contoh sederhana saja, kita bangga memiliki banyak data dan informasi hanya dikemas dalam USB drive yang berukuran tidak lebih besar dari sebuah pena. Namun bila file-file tersebut tidak diorganisasikan dengan baik atau dikelompok-kelompokan dengan baik, pada saat file tersebut dibutuhkan mungkin malah akan melakukan waktu lebih lama untuk mencari file tersebut daripada keseluruhan proses yang akan dilakukan terhadap file tersebut atau bahkan malah kita menjadi stres karena tidak dapat menemukan file tersebut.
Contoh di atas hanya contoh kecil yang ada disekitar kita sehari-hari. Pertanyaan yang lebih besar, bagaimana juga contoh di atas terjadi pada organisasi yang lebih besar, dimana di organisasi tersebut memiliki kompleksitas bisnis proses dan data/informasi yang sangat besar di tempat bekerja.
TI bukan merupakan mesin yang secara otomatis dapat memberikan keuntungan. TI hanya merupakan “enabling catalyst”. Seperti halnya katalisator pada suatu reaksi kimia, keberadaannya dapat mempercepat reaksi kimia, tetapi tidak terlibat dalam reaksi kimia. Karena itu, klaim tentang kontribusi TI bagi “corporate value” harus dilakukan dengan pendekatan konservatif. TI sebaiknya di”deployed” di tempat-tempat di mana ada peluang terbesar untuk sukses, misalnya sistem billing bagi perusahaan jasa dan dagang.
Kesuksesan Teknologi Informasi Dalam Organisasi
Beberapa hal yang menjadi faktor kunci tetapi sering tidak diindahkan. Agar TI dapat sejalan dengan keuntungan atau hasil yang diharapkan, antara lain:
1. POSISI TI DI SUATU ORGANISASI
Sekilas kita lihat beberapa organisasi besar seperti Wal-Mart yang sukses memilih posisi TI sebagai follower. Mereka berusaha meningkatkan kecepatan, dengan sistem distribusi baru yang mengantarkan dengan kecepatan tinggi, perputaran barang yang tinggi, dan menggunakan label berfrekuensi radio RFID, dinobatkan sebagai operasi logistik paling efisien di retail Amerika tahun 2007. Apple sukses dengan memilih posisi TI sebagai leader – iPod benar-benar telah merevolusi dunia! (Sumber: Richard Wyatt – Haines, Align IT Business Impact Trough IT, 2007).
Dari contoh di atas, menggambarkan bahwa setiap orgasnisasi harus mampu memahami posisi TI yang paling tepat bagi dirinya sendiri, apakah sebagai follower, enabler ataupun leader! Dari pemahaman posisi tersebut akan membawa konsekuensi lanjutan terhadap dukungan organisasi dalam pengembangan TI di organisasi tersebut.
Sebagai contoh, jika organisasi telah menetapkan posisi TI di organisasinnya sebagai enabler, dimana TI sebagai senjata stratejik untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dalam iklim bisnis, maka konsekuensi dukungan dari segala aspek untuk menciptakan pengembangan TI yang baik perlu sangat diperhatikan. Dukungan yang dimaksud dapat berupa dukungan anggaran, penyediaan SDM, dan sebagainnya.
2. IT STEEERING COMMITTEE
Dalam banyak organisasi, manajemen puncak atau steering committee sangat berperan dalam proses pengembangan sistem. Peran kuat manajemen puncak ini terlebih dibutuhkan saat TI dirasa sangat dibutuhkan oleh seluruh bagian di suatu organisasi, sehingga jika pengembangan TI tidak dikoordinasikan dengan baik, maka kemungkinan kegagalan implementasi TI secara keseluruhan di organisasi tersebut menjadi besar.
Bentuk koordinasi yang dilakukan dapat disinergikan dengan melihat parameter-parameter seperti analisis lingkungan eksternal, lingkungan internal, lingkungan teknologi dan pengaruhnya terhadap organisasi, serta analisis kebutuhan sumber daya lainnya (misalnya kapital, material, dan personil)
IT steering committee adalah penentu strategi TI secara lintas sektoral termasuk menentukan prioritas investment TI. Biasanya manajemen puncak terdiri dari eksekutif senior perwakilan kelompok bisnis, sistem informasi, dan user yang lain. Komite ini yang menghubungkan tujuan bisnis dan sistem informasi untuk mencapai tujuannya. Adapun beberapa yang dilakukannya adalah :
- Menyelesaikan konflik teritori dan politik dari membangun sistem yang baru
- Menentukan prioritas proposal pembangunan/pengembangan sistem
- Menyetujui perencanaan dan anggaran sistem
- Mereview kemajuan pembangunan/pengembangan sistem
- Menentukan apakah pembangunan/pengembangan sistem tertentu dapat dilanjutkan atau tidak
3. PERENCANAAN TI
Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi. Investasi yang besar dalam TI membuat perencanaan TI menjadi masalah kunci bagi manajemen. Hal ini menunjukkan bahwa perencanaan TI menjadi hal yang penting dalam organisasi secara keseluruhan jika ingin memperoleh keunggulan kompetitif
Tujuan utama perencanaan TI adalah untuk menyelaraskan perencanaan TI dengan perencanaan bisnis dan menghindari sejumlah kerugian akibat ketidakselarasan tersebut. Oleh karena itu keterlibatan dan dukungan manajemen puncak dan pemakai merupakan fasilitator yang penting dalam perencanaan TI.
Tiga masalah utama dalam perencanaan strategis teknologi informasi :
- Bagaimana meyakinkan bahwa teknologi informasi menciptakan keunggulan kompetitif ?
- Bagaimana meyakinkan bahwa teknologi informasi mampu meningkatkan produktifitas Organisasi?
- Bagaimana agar teknologi informasi mampu mentransformasi organisasi?
4. DUKUNGAN PASKA IMPLEMENTASI
Implementasi suatu sistem merupakan sebuah proses implementasi di bidang TI yang kompleks dan mahal bagi organisasi. Dengan investasi keuangan yang sangat besar yang telah dikeluarkan oleh organisasi untuk implementasi suatu sistem, dampak pada produktivitas dan kelangsungan performansi bisnis organisasi masih seringkali dipertanyakan. Fenomena ini sering disebut dengan productivity paradox atau Information Technology (IT) black hole.
Fenomena ini muncul karena organisasi beranggapan bahwa ketika pengembangan/pembuatan suatu sistem telah sukses diimplementasikan atau sampai pada fase going live, maka organisasi akan mendapatkan keseluruhan benefits dari pengembangan tersebut secara seketika. Going live bukanlah akhir dari sebuah implementasi suatu sistem akan tetapi merupakan akhir dari awal perjalanan menuju improvement, inovasi, dan agility. Oleh sebab itu, keseluruhan business benefits hanya dapat dicapai organisasi dengan cara tetap fokus dan usaha yang berkelanjutan pada fase sesudah going live atau post implementasi suatu sistem.
Fase sesudah going live atau post implementasi suatu sistem merupakan tanggung jawab internal organisasi yang tidak bisa didelegasikan kepada pihak ketiga sehingga internal organisasi harus mampu mengelola proses post implementasi untuk dapat mengoptimalkan keseluruhan benefits sistem tersebut. Disini pentingnya terdapat pemilik (owner) terhadap suatu sistem yang dikembangkan. Pemilik sistem bukanlah organisasi TI yang mengembangkan sistem, tetapi lebih mengarah ke business owner.
Penulis: Yan Inderayana, ST, MT.
Referensi:
- “ANALYSIS INFLUENCE OF IT GOVERNANCE TO EFFECTIVENESS ROUTINE OPERATION & ENHANCEMENT AT PHASE OF POST IMPLEMENTATION ERP. (CASE STUDY : PT. GARUDA MAINTENANCE FACILITY AEROASIA)”, Master Theses I Nyoman Gede Krisna Dwipayana, 2008
- “PERANAN SISTEM INFORMASI DAN PERENCANAAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI: SUATU STUDI EMPIRIS”, gracetpontoh.
Teknologi Informasi (TI) Paradoks – Literasi Publik
